Comment créer un planning ?

Pour créer un planning , il est nécessaire de se rendre dans l'onglet Gestion planning, espace Plannings.

 Attention 

Pour créer un planning, vous devez vous placer dans l'équipe concernée par votre maquette. Vous pouvez vous placer dans une méta-équipe si vous souhaitez construire ce planning sur plusieurs équipes en même temps. Ce fonctionnement est déconseillé, il vaut mieux faire des plannings dans chaque équipe puis les fusionner dans la méta-équipe pour un fonctionnement optimal de l'algorithme. 

Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Créer planning. 

 Informations planning 

La première fenêtre de création de planning s'ouvre avec les différentes informations à renseigner : 

1 : Le nom de votre planning qui s'affichera dans la vue précédente

2 & 4 : La période de votre planning. Vous pouvez sélectionner les dates en cliquant sur le calendrier sur la droite de l'écran.

3 : L'équipe dans laquelle votre planning va être créé. Pour modifier l'équipe, il vous faudra revenir à l'écran précédent et sélectionner la bonne équipe en haut à gauche avant de recommencer la démarche. 

Une fois ces informations renseignées, des nouveaux champs apparaissent en dessous : 

 Plannings existants 

Cette section vous indique les plannings déjà existants dont la période couvre en partie ou en totalité la période de votre nouveau planning. 

• S'il s'agit d'un planning publié, il sera automatiquement pris en compte dans votre nouveau planning. 
• S'il s'agit d'un planning brouillon, vous pouvez choisir de le prendre en compte ou non en le cochant. 

 Maquettes existantes 

Cette section vous indique les maquettes pouvant être utilisées sur la période sélectionnée. Vous pouvez importer les maquettes que vous souhaitez utiliser en les cochant. 

 Campagnes prises en compte 

Cette section vous indique les campagnes de desideratas qui concernent la période sélectionnée. Les desideratas déposés et validés sur cette période seront pris en compte. Si vous souhaitez également prendre en compte les desideratas non validés, vous pouvez cocher l'option "Prendre en compte les desideratas non validés".

 Création du planning 

Après avoir rempli les informations concernant votre planning, vous arrivez sur l'écran de création du planning. Si vous avez importé une maquette, les postes qui en découlent seront déjà créés dans votre planning. 

 Attention 

Vous ne pouvez pas créer plusieurs postes en même temps dans un planning, contrairement à une maquette. C'est pourquoi il est conseillé de créer un planning à partir d'une maquette, afin de gagner du temps. Vous pourrez en revanche créer des postes de manière unitaire.

 Créer un nouveau poste 

Dans un planning, vous pouvez créer un nouveau poste via le bouton ➕ en haut à gauche. Une fenêtre apparaît dans laquelle vous devez sélectionner : 

• Le type de poste
• Le jour sur lequel créer le poste
• La plage horaire 
• Les compétences nécessaires pour ce poste
• Vous pouvez ajouter une note sur ce poste si besoin

NB : la liste des compétences n'apparaît que lorsque vous avez choisi le type de poste, les jours et la plage horaire. 

Concernant les compétences, vous devez ajouter un besoin en terme de nombre de personnes. Vous pouvez affecter des personnes qui seront postées sur ce poste si vous connaissez déjà l'identité de l'agent à poster. 

En cliquant sur enregistrer, votre poste va être créé et, si vous n'avez pas indiqué d'agent, il pourra être affecté via l'algorithme. 

 Modifier un poste 

Pour modifier un poste, cliquez sur celui-ci puis sur le stylo en haut à droite. Une fenêtre similaire à celle de création de poste apparaît. Une fois vous modifications réalisées, cliquez sur Enregistrer. 

 Supprimer un poste 

Pour supprimer un poste, cliquez sur celui-ci puis sur la poubelle en haut à droite. Vous devez confirmer la suppression par la suite.

 Navigation entre les vues 

En fonction du besoin, vous pouvez modifier la vue de la maquette pour passer de la vue Postes (avec les différents types de postes à gauche) à la vue Membres (avec les différentes personnes à gauche).

La vue Membres n'est utilisable que si vous avez des personnes déjà affectées. Elle sera vide dans le cas contraire. 

Vous pouvez également choisir de voir votre planning en vue Semaine ou vue Mois : 

 Poste en double 

Certains postes peuvent être créés en double par erreur (même jour, type de poste et plage horaire). Votre poste sera alors clairement identifié comme problématique : 

En cliquant sur le poste, vous pourrez voir les 2 postes en conflit et supprimer celui qui doit l'être (vous pouvez changer de poste avec la petite flèche sur le côté). 

Référence : G_GPL_004