Comment créer une maquette ?

Pour créer une maquette, il est nécessaire de se rendre dans l'onglet Gestion planning, espace Maquettes.

 Attention 

Pour créer une maquette, vous devez vous placer dans l'équipe concernée par votre maquette. Vous pouvez vous placer dans une méta-équipe si vous souhaitez que l'ensemble des sous-équipes aient également accès à cette maquette. 

Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Créer maquette. 

 Informations maquette 

La première fenêtre de création de maquette s'ouvre avec les différentes informations à renseigner : 

1 : Le nom de votre maquette qui s'affichera dans la vue précédente

2 & 4 : La période de validité de votre maquette. Vous pouvez sélectionner les dates en cliquant sur le calendrier sur la droite de l'écran.

3 : L'équipe dans laquelle votre maquette va être créée. Pour modifier l'équipe, il vous faudra revenir à l'écran précédent et sélectionner la bonne équipe en haut à gauche avant de recommencer la démarche. 

5 : Le choix de la temporalité de votre maquette (maquette sur 1, 2, 3 semaine(s), ...). Si la temporalité que vous souhaitez n'est pas disponible, vous pouvez nous contacter à support@hopia.eu.

6 : Si vous le souhaitez, vous pouvez créer votre maquette à partir d'une autre déjà existante. Pour cela, sélectionnez la maquette à importer dans la section Maquettes existantes. 

Une fois les informations renseignées, vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant, en bas à gauche. 

 Création de la maquette 

Après avoir rempli les informations concernant votre maquette, vous arrivez sur l'écran de création de la maquette. Si vous avez importé une autre maquette, les postes qui en découlent seront déjà créés dans votre nouvelle maquette. 

 Créer un nouveau poste 

Dans une maquette, vous pouvez créer un nouveau poste via le bouton ➕ en haut à gauche. Une fenêtre apparaît dans laquelle vous devez sélectionner : 

• Le type de poste
• Les jours sur lesquels créer le poste
• La plage horaire 
• Les compétences nécessaires pour ce poste
• Vous pouvez ajouter une note sur ce poste si besoin

NB : la liste des compétences n'apparaît que lorsque vous avez choisi le type de poste, les jours et la plage horaire. 

Concernant les compétences, vous devez ajouter un besoin en termes de nombre de personnes. Vous pouvez affecter des personnes qui seront postées sur ce poste sur tous les jours sélectionnés.

En cliquant sur Enregistrer, vos postes vont être créés sur l'ensemble des jours et plages horaires concernés. 

 Modifier un poste 

Pour modifier un poste, cliquez sur celui-ci puis sur le stylo en haut à droite. Une fenêtre similaire à celle de création de poste apparaît. Une fois vos modifications réalisées, cliquez sur Enregistrer. 

 Supprimer un poste 

Pour supprimer un poste, cliquez sur celui-ci puis sur la poubelle en haut à droite. Vous devez confirmer la suppression par la suite.

Vous pouvez aussi utiliser la sélection multiple pour supprimer plusieurs postes d'un coup, en cliquant sur le petit carré en pointillés à côté du ➕.

Vous pouvez ensuite sélectionner une ligne (ou une colonne) en cliquant sur la plage horaire (ou sur le jour) :

Cliquez ensuite sur Suivant avant de choisir l'action souhaitée : désaffecter tous les membres ou supprimer tous les postes. 

Vous pouvez alors continuer en appuyant sur Confirmer ou choisir d'annuler la manipulation avec Tout désélectionner. Vous pouvez aussi revenir en arrière avec Retour ou la croix en haut à droite.

 Navigation entre les vues 

En fonction du besoin, vous pouvez modifier la vue de la maquette pour passer de la vue Postes (avec les différents types de poste à gauche) à la vue Membres (avec les différentes personnes à gauche).

Dans une maquette, la vue membre n'est utilisable que si vous avez des personnes affectées d'office. Elle sera vide dans le cas contraire. 

Vous pouvez également choisir de voir votre planning en vue Semaine ou en vue Mois : 

 Affectation d'office 

Dans une maquette, il est possible d'affecter une personne d'office sur un poste. Cette personne sera alors affectée sur le poste dans l'ensemble des plannings que vous créerez à partir de cette maquette. 

Pour affecter une personne d'office, sélectionnez le poste concerné. Dans la section Compétence, vous pouvez indiquer quelle personne sera affectée sur le poste. Une fois la modification enregistrée, cette personne sera affectée sur le poste.

 Affectation automatique 

Il est possible d'utiliser l'affectation automatique via l'algorithme d'Hopia dans les maquettes. Toutefois, l'utilisation de ce module va automatiquement affecter des personnes sur l'ensemble des postes disponibles. 

Cela va donc fonctionner comme des affectations d'office qui seront répercutées dans l'ensemble des plannings que vous créerez à partir de cette maquette. 

De fait, il est conseillé de n'utiliser cette fonctionnalité que dans le cas où vous ne souhaitez pas faire de roulement entre les postes. 

 Poste en double 

Certains postes peuvent être créés en double par erreur (même jour, type de poste et plage horaire). Votre poste sera alors clairement identifié comme problématique : 

En cliquant sur le poste, vous pourrez voir les 2 postes en conflit et supprimer celui qui doit l'être. 

Référence : G_GPL_002